Facturation électronique en Belgique : obligations et démarches pour une TPE ou une PME

Ce qui change depuis le 1er janvier 2026

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser des factures électroniques structurées dans leurs échanges entre elles, selon le portail e-facture que tiennent le SPF Stratégie et Appui et le SPF Finances. Le papier et la simple version électronique, comme un PDF envoyé par courriel, ne sont plus admis pour ces échanges entre entreprises.

Selon la foire aux questions de ce portail, toute facture établie, émise ou envoyée à partir du 1er janvier 2026 est concernée, et il importe peu que les opérations facturées aient eu lieu avant ou après cette date. Une version PDF ou papier peut encore être transmise en plus, par choix, mais seule la facture structurée est légalement conforme.

• Date d’application : 1er janvier 2026, sans report général.
• Format légalement conforme entre entreprises : facture électronique structurée.
• Version PDF ou papier : possible en complément seulement.

Sources : [1], [4], [5]

Qui est concerné, qui ne l’est pas

Le dispositif vise les opérations entre assujettis à la TVA établis en Belgique. Les entreprises qui bénéficient du régime de franchise de la taxe pour petites entreprises y sont en principe soumises, et les agriculteurs du régime particulier agricole le sont au moins pour la réception de factures. Les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable, sont exclus, même s’ils sont identifiés à la TVA belge.

Le portail distingue l’envoi et la réception. Pour l’envoi, il cite les entreprises en faillite, celles qui ne réalisent que des opérations exemptées de TVA, les assujettis non établis et les assujettis forfaitaires, ces derniers jusqu’au 1er janvier 2028 au plus tard. Pour la réception, seules les entreprises qui ne font que des opérations exemptées et les assujettis non établis en sont dispensés.

Une facture adressée à un particulier n’entre pas dans l’obligation d’envoi. En revanche, une TPE qui facture uniquement des particuliers doit quand même pouvoir recevoir les factures structurées de ses fournisseurs. Enfin, une entreprise qui n’émet ni ne reçoit aucune facture d’assujettis belges à la TVA n’est pas soumise à l’obligation. Le portail propose un outil en ligne, « Suis-je concerné par l’obligation d’e-facturation B2B ? », qui reste la référence pour votre situation.

Sources : [1], [3], [4], [5]

Le format et le réseau Peppol

Pour les échanges entre entreprises, la facture structurée circule par le réseau Peppol au format Peppol BIS, sauf accord mutuel des parties sur un autre format respectant la norme européenne EN 16931. Selon la foire aux questions, Peppol est un réseau ouvert qui permet aux systèmes d’échanger des documents structurés, et Peppol BIS est une application de la norme EN 16931.

On ne s’inscrit pas directement sur Peppol : l’accès passe par un prestataire de services Peppol, aussi appelé point d’accès, généralement via un logiciel déjà raccordé au réseau. Si votre logiciel le permet, vous pouvez aussi choisir vous-même un prestataire certifié. La même page précise qu’il n’est pas nécessaire de demander à vos clients leur identifiant Peppol.

Sources : [4], [5], [6]

Recevoir ses factures : ce que la réception implique

Chaque entreprise concernée doit pouvoir recevoir des factures structurées. D’après la foire aux questions, un destinataire ne peut pas refuser une facture au motif qu’elle n’est pas accompagnée d’un PDF, et il doit conserver la version structurée, le PDF ou un outil de visualisation servant à la rendre lisible.

Un client ne peut pas non plus vous imposer unilatéralement de déposer vos factures sur son propre portail : sans consentement écrit clair, il ne peut pas vous y obliger. Les pièces jointes liées à une facture doivent être envoyées par le même canal que la facture. L’autofacturation reste possible sous conditions, avec un accord préalable et une procédure d’acceptation de chaque facture.

Sources : [5]

Tolérance et sanctions : où en est-on au 4 novembre 2026

Le SPF Finances avait annoncé le 18 décembre 2025 une tolérance pendant les trois premiers mois de 2026, sans sanction pour les manquements à la nouvelle obligation lorsque l’entreprise pouvait montrer qu’elle avait pris ses dispositions en temps utile et de manière raisonnable. La même communication écartait tout report général de l’obligation.

Selon la page publiée le 7 avril 2026, cette période générale de tolérance est terminée. Une tolérance ciblée pour l’autofacturation s’est appliquée jusqu’au 30 juin 2026 inclus et a donc, elle aussi, pris fin. Hors de ces cadres, l’administration indique pouvoir, dans des circonstances exceptionnelles, décider de ne pas infliger d’amende, après une analyse individuelle du dossier : cette décision n’est jamais automatique.

La foire aux questions mentionne un risque de sanction pour le fournisseur ou le client qui ne respecte pas l’obligation. Les montants relèvent des textes en vigueur et ne sont pas repris ici : consultez la source officielle pour votre situation.

Sources : [1], [2], [5]

L’e-reporting : une étape annoncée, pas encore en vigueur

Selon le portail e-facture, la première phase, commencée le 1er janvier 2026, n’envoie encore aucune information de la facture électronique à l’administration. L’étape suivante, le reporting électronique des transactions quasi en temps réel, remplacerait le listing annuel des clients. L’accord de coalition fédérale en fait une mesure prévue pour 2028, qui doit encore être transposée en droit belge.

La page consultée ne détaille ni les données à transmettre ni le canal. Elle ajoute que, pour les transactions intracommunautaires, la Belgique doit mettre en œuvre le reporting européen au plus tard le 1er juillet 2030. Tant qu’aucun texte n’est adopté, le calendrier 2028 reste une orientation : vérifiez son état d’avancement avant d’engager des travaux qui en dépendent.

Sources : [7]

Les démarches pour une TPE ou une PME

L’administration a délibérément choisi une approche décentralisée, axée sur le marché : elle ne propose pas de solution publique gratuite pour les petites entreprises et ne recommande aucun logiciel. Elle indique que le coût pour satisfaire à l’obligation peut être nul lorsque la fonction est incluse dans d’autres composants, par exemple la comptabilité ou le compte bancaire, et qu’il existe des applications gratuites.

Le SPF Finances publie une liste des solutions logicielles connectées à Peppol, mise à jour à la date du 3 novembre 2026, et une seconde liste de celles où l’utilisateur peut choisir son point d’accès. L’inscription d’un logiciel dans cette liste n’équivaut ni à une évaluation ni à une certification, et la liste n’est pas exhaustive.

1. Faire le point sur la façon dont vous facturez aujourd’hui : traitement de texte, tableur, logiciel de facturation, comptable externe.
2. Vérifier si votre outil ou votre comptable sait émettre et recevoir des factures structurées par le réseau Peppol.
3. Consulter la liste officielle des solutions logicielles, comparer plusieurs options et demander ce que chacune comprend.
4. Fixer qui, chez vous, reçoit et traite les factures de vos fournisseurs.
5. Tester un envoi et une réception, puis vérifier que votre comptabilité intègre bien la facture structurée.

Sources : [6], [8], [9]

Points de vigilance

Plusieurs communications du portail datent de décembre 2025, à un moment où des textes de loi restaient à voter : les règles de détail, par exemple le champ d’application aux entreprises établies en Belgique, ont pu être précisées depuis. Reportez-vous toujours à la version en ligne et à l’outil de test du portail pour votre cas.

La liste des logiciels est tenue sous la responsabilité de ceux qui y inscrivent leur application : un prestataire cité ne vaut ni garantie ni recommandation. Pour toute question générale sur l’obligation entre entreprises, la foire aux questions renvoie vers le formulaire de contact du portail ; pour une assistance technique, vers le fournisseur de votre logiciel, et pour votre comptabilité, vers votre comptable.

Sources : [3], [5], [9]